LE STUDIO WELLNESS

Dernière mise à jour : 16 mai 2025

INTRODUCTION

Le Studio Wellness est un studio de Pilates sur reformer. Nous respectons la confidentialité de nos clients et nous nous engageons à protéger leurs renseignements personnels, incluant les données sensibles de santé. Cette politique de confidentialité décrit les informations que nous collectons, comment elles sont utilisées, protégées, partagées, et les droits dont vous disposez.

1. Informations collectées

Nous collectons les renseignements suivants lorsque vous vous inscrivez à nos services, interagissez avec notre site web ou notre application Le Studio Wellness, ou remplissez notre formulaire de santé :

Nom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Âge / Date de naissance
Détails de carte de crédit (via Stripe)
Informations sur les blessures (le cas échéant)
Informations médicales sensibles, fournies via notre formulaire de santé, notamment :

Antécédents médicaux (ex. : troubles cardiaques, diabète, grossesse, opérations récentes, etc.)
Médication régulière
Allergies
Limitations physiques ou douleurs
Activités physiques pratiquées
Coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence

Ces informations sont essentielles pour assurer votre sécurité lors des séances et permettre une prise en charge adaptée à vos besoins.

2. Méthode de collecte

Les renseignements sont collectés par le biais :

de notre plateforme de réservation Le Studio Wellness

de notre site internet lors de l’inscription
du formulaire de santé rempli en ligne ou en personne

3. Utilisation des informations

Les données collectées sont utilisées pour :

Gérer les réservations et inscriptions aux cours
Offrir un encadrement sécuritaire et personnalisé pendant les séances
Facturer nos services
Envoyer des informations promotionnelles et des infolettres (sur consentement explicite)

Vous pouvez vous désabonner des communications marketing ou refuser les cookies en tout temps.

En fournissant vos renseignements personnels, vous consentez explicitement à leur collecte, leur utilisation et leur communication, telle que décrite dans la présente politique.

En remplissant le formulaire de santé, vous consentez explicitement à ce que Le Studio Wellness collecte et utilise ces données sensibles dans le seul but d'assurer votre sécurité et d'adapter les séances à vos besoins, conformément à cette politique.

4. Accès et partage des informations

Les renseignements sont accessibles uniquement aux personnes autorisées :

Les deux propriétaires du Studio Wellness
Les instructeurs responsables de votre encadrement, si cela est requis pour votre sécurité
Nos fournisseurs de services technologiques, uniquement pour l’exécution de fonctions spécifiques :
- MarianaTek : gestion des réservations et des profils clients
- Stripe : traitement sécurisé des paiements
- Amazon Web Services (AWS) : stockage cloud sécurisé (principalement aux États-Unis)

Les informations médicales ne sont partagées avec aucun fournisseur externe.
Nous concluons des ententes contractuelles avec nos fournisseurs pour garantir une protection adéquate des données transférées hors Québec, conformément à la Loi 25.

Nos pratiques de gouvernance des données font l'objet d'une révision annuelle afin de maintenir un haut niveau de conformité et de sécurité.

Le Studio Wellness peut occasionnellement prendre des photos ou vidéos lors des séances ou événements à des fins promotionnelles. Aucune image identifiable d’un client ne sera utilisée sans son consentement explicite. Vous pouvez en tout temps refuser d’apparaître sur les images en nous le signalant.

5. Stockage des données

Les données, incluant les informations médicales sensibles, sont stockées de façon sécurisée.

Elles sont conservées tant que votre compte client est actif, ou jusqu’à demande de suppression de votre part.

Les formulaires de santé sont conservés sur une plateforme sécurisée et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à en prendre connaissance.

Les données issues du formulaire de santé sont conservées tant que vous êtes actif chez Le Studio Wellness. En l'absence d'activité pendant une période de 7 ans, vos données personnelles, incluant les données médicales, seront supprimées de manière sécurisée, sauf obligation légale contraire.

6. Sécurité des données

Le Studio Wellness applique, par l’entremise de ses fournisseurs, des mesures de sécurité strictes :

Chiffrement des données en transit
Stockage sécurisé avec accès limité aux personnes autorisées
Surveillance continue des systèmes pour détecter toute activité suspecte
Sauvegardes régulières des données
Formation des membres de l’équipe sur la protection des renseignements personnels

Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est entièrement sécurisée.

7. Droits des utilisateurs

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

Accéder, corriger ou supprimer vos renseignements personnels
Retirer votre consentement à la collecte, l'utilisation ou la communication de vos données
Vous désabonner des communications marketing
Refuser l’utilisation des cookies via les paramètres de votre navigateur
Vous pouvez également demander la suppression de vos informations médicales en tout temps, sous réserve des obligations légales de conservation.

Pour exercer vos droits ou poser une question, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Nom : Dominique Méthot-Gilbert
Courriel : contact@lestudiowellness.ca

Le Studio Wellness a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), tel que requis par la Loi 25. Cette personne veille à la conformité de nos pratiques, à la réponse aux demandes des clients, et à la gestion des incidents de confidentialité.

8. Cookies

Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience sur notre site web (ex. : via Google Analytics). Vous pouvez configurer votre navigateur pour les bloquer. Certaines fonctionnalités du site pourraient alors être limitées.

9. Modifications de la politique de confidentialité

Cette politique entre en vigueur le 16 mai 2025.
Nous nous réservons le droit de la modifier en tout temps. La date de mise à jour apparaîtra toujours en haut du document. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Avant toute mise en place de projet impliquant des données personnelles, nous effectuons une EFVP pour évaluer les risques, assurer la conformité et appliquer les mesures nécessaires à la protection des données.

11. Gouvernance des données

Le Studio Wellness applique une gouvernance rigoureuse :

Politiques internes claires
Formation continue de l’équipe
Classification des types de renseignements personnels traités
Révision périodique des pratiques de gestion

12. Gestion des incidents de confidentialité

En cas d’incident (ex. : perte, accès non autorisé), nous suivons un protocole établi :

Inscription de l’incident dans un registre
Évaluation du risque de préjudice sérieux
Avis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées si requis

En utilisant nos services ou en vous inscrivant via notre plateforme, vous reconnaissez avoir lu et accepté la présente politique de confidentialité.